Digitalisering binnen overheidsorganisaties

Digitale overheid in 2017

De overheid heeft een speerpunt gemaakt van digitalisering. Bedrijven en burgers kunnen uiterlijk in 2017 alle zaken die ze met de overheid doen digitaal afhandelen. Doel van deze digitalisering is om de dienstverlening aan burgers en bedrijven door de overheid te verbeteren, de informatie-uitwisseling sneller en gemakkelijker te maken en de efficiëntie te verbeteren. Het moet gaan leiden tot een digitale overheid die betrouwbaar, veilig en betaalbaar is.

Het digitaliseren van processen tussen burger, onderneming en overheid noodzaakt overheidsorganisaties om ook interne processen te digitaliseren. Zonder interne digitalisering zal het immers niet lukken om de digitale buitenkant betrouwbaar en efficiënt te krijgen. Het werken met papieren dossiers en het zoeken naar papieren versies van documenten in een archief moet volgens politiek en beleidsmakers snel verleden tijd zijn (zie blog ‘documentmanagement binnen overheid niet op orde’).

Zaakgericht werken binnen overheidsorganisaties

Bij de rijksoverheid, provincies, gemeenten en ZBO’s, op alle lagen wordt momenteel geïnvesteerd in het digitaal maken van processen. Gemeenten beheren echter een groot deel van de loketten waar de burger straks digitaal geholpen zal worden. Zij zijn een speerpunt waar het gaat om digitale dienstverlening. Bijna bij alle gemeenten wordt momenteel zaakgericht werken geïmplementeerd:  Een (digitale) aanvraag wordt op die manier als ‘zaak’  via een digitaal proces afgehandeld en aan het eind ervan (automatisch) gearchiveerd.

Zaakgericht werken combineert de registratie van gegevens en de digitale documenten en dossiers van een aanvraag (de ‘zaak’) zodanig dat deze efficiënt en met hoge kwaliteit (o.a. door een transparant en permanent inzichtelijk proces) kunnen worden afgehandeld.

Kwaliteit van een proces wordt binnen een overheidsorganisatie in belangrijke mate bepaald door het (automatisch) waarborgen van wet- en regelgeving op de processen. Gemeenten dienen te voldoen aan normeringen als NEN-ISO 15489-1, NEN 2082, archiefwet en Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Met een digitaal zaaksysteem kunnen veel van deze normeringen, automatisch worden beheerd en afgedwongen.

Uit onderzoek (2015) van het NRC Handelblad blijkt dat weinig gemeenten tevreden zijn over de prestaties en prijzen van hun leveranciers van software. Het ontbreekt soms aan kennis binnen de gemeenten om deze situatie te verbeteren. Een adviseur die onafhankelijk is van leveranciers en software-producten, maar wel de markt goed kent van systemen voor zaakgericht werken kan hierin probleemoplossend werken.

Onafhankelijk advies bij het digitaliseren van overheidsprocessen

Nessos is specialist op het gebied van documentmanagement en het digitaliseren van processen. Wij verkopen geen software of ICT-hulpmiddelen, maar leveren ondersteuning en advies bij het voorbereiden, selecteren en werkend maken (implementeren) van digitale processen, documentmanagementsystemen en aanverwante omgevingen. We zijn onafhankelijk van producten en leveranciers, hebben ruime kennis van de markt en ‘hands on’-ervaring met vele verschillende DMS-systemen en – leveranciers. We werken bijna altijd vanuit het standpunt van proceseigenaren of eindgebruikers (business-zijde), maar onze expertise omvat ook de ICT-vraagstukken. Het gaat om de ’fit’ tussen ‘business’ en ‘ICT’. Verder zijn we bekend met specifieke eisen voor digitaal werken voor overheidsorganisaties en ZBO’s (zie cases Defensie Pijpleiding Organisatie en Politie) die volgen uit de Archiefwet, Wpr en standaardnormeringen zoals de NEN-ISO 15489-1 en NEN2082.