Document management binnen de overheid niet op orde
Twee voormalig bewindslieden van Veiligheid en Justitie kwamen in de problemen doordat een document niet meer terug te vinden was op hun ministerie. Ze moesten toegeven dat een ‘bonnetje’ zoek geraakt was dat niet zoekgeraakt had mogen worden. Een nachtmerrie van elke minister. Maar ook een unieke gebeurtenis! De ‘bonnetjes affaire’ maakte op een pijnlijke manier publiekelijk dat het document management en de archivering op het ministerie van V&J (nog) niet op orde is. Maar het meest pijnlijke is misschien wel dat dit nieuwe bewindslieden morgen weer kan gebeuren en hun collega’s van andere ministeries ook. Het documentmanagement is van onze centrale overheid is namelijk niet op orde.
Zo’n twee decennia geleden was de archivering van overheidsdocumenten nog het terrein van de zogeheten DIV-ers. Documenten en dossiers, toen nog vooral in papierenvorm, die waren afgehandeld werden aan deze medewerkers ‘Documentaire Informatie Voorziening’ overhandigd. Zij zorgden voor een ordentelijke rubricering en archivering van de stukken die hen werden toevertrouwd. Op die manier voldeden ministeries aan de eisen die de archiefwet stelt aan de bewaarplicht van overheidsdocumenten. Twee decennia terug had ‘het bonnetje’ om die reden vrijwel zeker vindbaar geweest. Daar hadden de DIV-ers wel voor gezorgd.
Sinds de digitalisering werkt het systeem op basis van DIV-ers binnen de ministeries echter niet meer zonder dat er een vergelijkbaar document-beheer voor in de plaats is gekomen. Voor de huidige bewindslieden is de ingetreden en voortgaande digitalisering daarom geen zegen. De kans dat bepaalde documenten of dossiers binnen ministeries niet vindbaar blijken is momenteel groter dan ooit. Dat lijkt tegenstrijdig: door de digitalisering, die in andere sectoren zoveel efficiency en innovaties met zich meebracht, is documentverwerking bij de overheid in de problemen gekomen. Dat is zorgelijk. En niet alleen voor ministers maar voor ons allemaal. Hoe is dit zover gekomen?
Volgende keer: Hoe digitalisering ministeries is overkomen
André Spruitenburg, directeur Nessos