‘Digitaliseren’, ‘digitalisering’ en ‘going digital’ zijn momenteel belangrijke topics in organisaties. Processen worden gedigitaliseerd om efficiënter, klantvriendelijker en transparanter te kunnen werken. Digitalisering van bedrijfsprocessen is echter meer dan het scannen van papieren documenten en het digitaal archiveren van dossiers en binnenkomende post. Soms is dit vaak een eerste stap, soms is het onderdeel van de transformatie, maar ervaringsdeskundigen weten; digitale documenten alléén leveren nog geen digitale werkprocessen.

“Waar begin ik met het digitaliseren van mijn processen? Waar moet ik rekening mee houden? Wat komt er kijken bij het digitaliseren van mijn papieren archieven en dossiers?”

andrespruitenburg

 

Scannen is onderdeel van een stappenplan naar digitalisering van processen.

Vaak een lastige activiteit omdat voldaan moet worden aan rubricerings-, classificatie- en vindbaarheidseisen.

De techniek voor het scannen van dossiers en documenten is ruimschoots aanwezig. Toch is het vaak nog een lastige activiteit omdat voldaan moet worden aan rubricerings-, classificatie- en vindbaarheidseisen en bijvoorbeeld eisen op het gebied van digitale duurzaamheid, de archiefwet en ISO-normeringen (NEN 2082)

Op basis van een systematiek, die op de businessprocessen is afgestemd, worden documenten en dossiers gevonden en gerubriceerd. Dit vindt plaats met behulp van metadata. Metadata zijn de eigenschappen en kenmerken (zoals contractnummer, leveranciersnaam, locatie e.d.) die aan documenten en dossiers worden meegegeven.

Scannen van bestaande papieren archieven om ze digitaal beschikbaar te maken is een activiteit die meestal uitbesteed wordt. Er zijn vele aanbieders op de markt die de dossiers van uw organisatie kunnen opschonen en scannen.

Medewerkers verwachten in het kader van ‘Het Nieuwe Werken’ locatie en tijd onafhankelijk te kunnen werken.

De manier van opschonen van dossiers, de kwaliteit van de scans zelf en de organisatie van het proces maken het verschil. Vanuit de opdrachtgever (archief-eigenaar) dienen juist deze aspecten met voldoende kwaliteit georganiseerd te worden voor het behalen van een succesvol resultaat. Medewerkers verwachten immers na de scan-operatie de dossiers in het kader van ‘Het Nieuwe Werken’ locatie en tijd onafhankelijk te kunnen raadplegen. Wil aan deze doelstelling voldaan worden dan dient het scannen nadrukkelijk onderdeel te worden gemaakt van een breder stappenplan voor digitaal werken.

In een digitaal proces worden digitale documenten bij binnenkomst gerubriceerd, geclassificeerd en gerouteerd naar de juiste afdeling, de juiste takenlijst of naar het juiste archief.

In het geval het document nog fysiek aan komt, is scansoftware benodigd om het document eerst digitaal te maken. Om efficiëntie te behalen is het aan te raden om automatische classificatie (geautomatiseerd aanbrengen van metadata) te hanteren. Dit is met behulp van documentherkenning (scan- en OCR functies van de software) te realiseren.

Digitale en via de scanner gedigitaliseerde documenten kunnen vervolgens worden opgeslagen in een digitaal archief, een Documentmanagement Systeem (DMS). Files en digitale documenten en informatie uit documenten kunnen hiermee adequaat worden gevonden en in processen worden toegepast.

Nessos als onafhankelijk adviesbureau

Nessos is een onafhankelijk adviesbureau dat gespecialiseerd is in het digitaliseren van processen. Hiervoor wordt veelal geadviseerd in vraagstukken op het gebied van documentmanagement- en scanoplossingen. Nessos geeft onafhankelijk advies in bijvoorbeeld het inrichten van een scanstraat of het vinden en selecteren van een scanleverancier. Ook bij het uitbesteden van het scannen van uw fysieke archief kan Nessos ondersteuning en inhoudelijke advisering bieden.

Neem vrijblijvend contact op

[ninja_forms id=1]