ECM, ofwel Enterprise Content Management, houdt zich bezig met het beheer van files en documenten in organisaties en organisatieprocessen. Tot voor enkele jaren werd enterprise content management vaak aangeduid met de term ‘Document Management’, maar deze term voldoet niet meer omdat vraagstukken van digitalisering zich hebben uitgebreid tot alle soorten files die in processen een rol spelen.

“Hoe optimaliseer ik mijn files documenten?

andrespruitenburg

Organisaties hebben tegenwoordig immers een diversiteit aan content te beheren die naast documenten kan bestaan uit emails, foto’s, tekeningen, office-documenten, video en geluidsfragmenten e.d. Deze content bestaat uit verschillende ‘formats’ zoals ‘pdf’, ‘jpeg’, ‘pst’ en ‘doc’. Dergelijke files behoren in de wereld van enterprise content management tot de zogenaamde ongestructureerde informatie.

De uitdagingen om de ongestructureerde informatie in organisaties goed te verwerken zijn groot. Er spelen functionele, technische en organisatorische aspecten mee. Deze dienen in onderlinge afstemming bij de aanpak aan bod te komen. Hierdoor is enterprise content management een bijzonder vakgebied . Dit is een van de belangrijke redenen dat enterprise content management als apart vakgebied is ontstaan.

Uitgangspunt bij ECM is de lifecycle van een file of digitaal document.

 

Enterprise-Content-Management-ECM-oplossing

 

Overzicht van de wijze waarop de lifecycle van een document centraal staat in enterprise content management.

Een document komt binnen in een organisatie of wordt binnen een organisatie gecreëerd. Vanaf dat moment wordt het van een intake voorzien en vastgelegd (capturing), dat kan bijvoorbeeld door middel van scannen. Dergelijke handelingen worden gerekend tot het zogenaamde ‘input management’.

Daarna is het van belang te zorgen dat het document gevalideerd wordt en beschikbaar komt voor degenen die het behandelen en moeten kunnen (terug) vinden. Eventueel kan aan de hand van kenmerken van een document handmatig of automatisch een workflow gestart worden.

De juiste autorisatie zorgt ervoor dat alleen dié mensen bij het document kunnen die er voor bevoegd zijn (Need to know-principe ) of die er gezamenlijk aan gaan werken. Op die manier hoeft van een file of document maar één exemplaar in de organisatie beschikbaar te zijn in plaats van de momenteel nog veel voorkomende praktijk dat iedereen ‘zijn eigen kopie of versie’ van het document bewaart. Enterprise content management lost dus versie-problemen op.

Tenslotte wordt informatie in een file of document verzonden of gedeeld met personen buiten de organisatie. Dit kunnen klanten, ketenpartners of samenwerkende instanties zijn. Output management en documentgeneratie zijn de specialismen binnen enterprise content management die zich hiermee bezig houden.

De toegevoegde waarde van enterprise content management zit niet alleen in de efficiency die optreedt doordat files en documenten tijd- en plaats onafhankelijk te raadplegen en te behandelen zijn. En ook niet in het feit dat hierdoor ‘Het Nieuwe Werken’ mogelijk wordt gemaakt. Een veel belangrijker toegevoegde waarde is vaak dat ECM de voorwaarden schept om op een controleerbare wijze te voldoen aan wet en regelgeving en (interne) bedrijfsregels. Het is een middel om de kwaliteit van informatie en documentverwerking en van bedrijfsprocessen op een hoger niveau te brengen.

“Software en ICT zijn slechts een onderdeel van de oplossing.”

Het behalen van deze doelstellingen is niet mogelijk door alleen de bedrijfssoftware aan te schaffen of geschikt te maken. Software en ICT zijn slechts een onderdeel van de oplossing. Zonder adequaat ingerichte processen, een gedegen implementatie, betrokkenheid van de juiste functionarissen in de organisatie, een heldere taakverdeling en opgeleide gebruikers zal ECM niet tot het gewenste resultaat leiden.

Het gaat om een geïntegreerde visie en aanpak waarin organisatie, processen, medewerkers en ICT in de juiste verhoudingen een plaats krijgen. Vaak is de behoefte aan nieuwe bedrijfssoftware de aanleiding om na te gaan denken over mogelijke verbeteringen in de behandeling en opslag van documenten. Het verbeteren van documentstromen op een gedegen-  en toekomst vaste manier is een specialistisch vakgebied. Het is goed om dat te beseffen voordat ad hoc investeringen worden gedaan in vernieuwing van bedrijfssoftware of uitbreidingen van systemen.

Nessos adviseert in ECM vraagstukken

Nessos is een onafhankelijke adviseur die organisaties ondersteunt bij digitaliseren van processen en het verbeteren van het beheer van files en digitale documenten. Het Nessos- team heeft kennis van de geïntegreerde aanpak van functionele, technische én organisatorische aspecten voor het verbeteren van processen en file- en documentverwerking. Daarnaast beschikt Nessos over kennis van de vele ECM-producten en hun leveranciers op de Nederlandse markt.

Neem vrijblijvend contact op

[ninja_forms id=1]