Defensie Pijpleiding Organisatie, onderdeel van het Ministerie van Defensie optimaliseert de uitwisseling en beschikbaarheid van informatie met Nessos

Defensie Pijpleiding Organisatie (DPO), een onderdeel van het Ministerie van Defensie heeft Nessos gevraagd te ondersteunen bij het digitaliseren van documenten en archieven. Binnen DPO ontstond de behoefte om documenten en archieven digitaal te kunnen ontsluiten. Op basis van door Nessos opgestelde requirements is gekozen voor de SAP Extended Enterprise Content Management-oplossing van OpenText als platform om de digitalisering mogelijk te maken.

Net als bij het Ministerie van Defensie en NATO Support Agency, waar DPO onderdeel van uitmaakt, is de bedrijfsvoering gestandaardiseerd op SAP. Echter, een goede centrale opslag- en beheermogelijkheid voor documenten mist in deze systemen. Een belangrijk criterium voor de geselecteerde oplossing was dat deze naadloos zou aansluiten op de systemen van SAP.

DPO werkt als organisatie decentraal. Dit betekent dat de depots verspreid door het land gevestigd zijn en er ook personen in het veld werken. Al deze afdelingen en personen moeten op elke gewenste locatie en op elk moment informatie kunnen uitwisselen en centrale archieven kunnen raadplegen. Om dit te realiseren, moest de informatie-uitwisseling naar een hoger niveau worden gebracht.

DPO heeft Nessos gevraagd om informatiestromen beter en efficiënter te kunnen beheren, zodat iedereen binnen de organisatie overal en altijd toegang tot de documenten heeft. Ook moet er rekening worden gehouden met de geldende regelgeving met betrekking tot onder andere veiligheid en ruimtelijke ordening. Daarnaast heeft DPO als organisatie een internationaal karakter. In het kader van de lange termijnvisie moet de oplossing daarom ook internationaal uitrolbaar zijn.
Nessos implementeert de digitaliseringsoperatie en combineert hierbij de rol van inhoudelijk specialist en projectleider. ‘Eén van de belangrijkste redenen om voor Nessos te kiezen is de onafhankelijkheid van deze organisatie ten opzichte van leveranciers en producten’, verklaart Ron Kramer, Hoofd Staf Control binnen DPO.

De projectleiding is belegd bij André Spruitenburg, consultant bij Nessos. “Het uiteindelijke doel is het realiseren van één centrale digitale omgeving voor het raadplegen en uitwisselen van al onze documenten. Deze documenten bevinden zich nu nog in diverse digitale en fysieke omgevingen, al dan niet ontsloten voor de rest van de organisatie”, zo legt hij uit. “Met behulp van OpenText zullen alle documenten fasegewijs worden gedigitaliseerd en vanuit een centrale omgeving beschikbaar worden gesteld. Na de implementatie is ook het raadplegen van documenten via Microsoft SharePoint mogelijk.
Voor de techniek is een applicatiespecialist van X-center aangetrokken. De implementatie loopt tot nu toe voorspoedig en de eerste ervaringen zijn dan ook zeer positief.”

De projectmatige digitalisering van de archieven en processen is in september 2014 begonnen en zal naar verwachting in de tweede helft van 2015 worden afgerond. De eerste groepen medewerkers hebben de nieuwe oplossing inmiddels in gebruik. Uiteindelijk zullen alle ruim 100 medewerkers van DPO met de nieuwe oplossing van OpenText gaan werken.

Zie de nieuwsberichten in Emerce en Computable

Over Nessos
Nessos is een onafhankelijke consultancy organisatie die adviseert en ondersteunt bij het digitaliseren van bedrijfsprocessen. Nessos is specialist op het gebied van Document Management en Enterprise Content Management.

Meer cases