Document Management gaat over files en digitale documenten. Dit kunnen zijn: scans, foto’s, e-mails, video en geluidsfragmenten maar ook tweets, blogs en sms-berichten. Onder Document Management wordt verstaan het opslaan, beheren en managen van al deze (digitale) files en documenten.

“Hoe kan ik fysieke en digitale documenten en dossiers optimaal beheren?

andrespruitenburg

Documentmanagement biedt veel voordelen voor (administratieve) organisaties. Deze voordelen zijn vooral te vinden in het verbeteren van efficiency en kwaliteit van organisatieprocessen. Met name het snel opzoeken en beschikbaar hebben van files en documenten uit een digitaal archief draagt bij aan efficiency. Daarnaast kan informatie uit files en documenten eenvoudig in processen worden gebruikt waardoor processen efficiënter verlopen.

Documentmanagement verbetert de kwaliteit van informatie en processen.

Naast efficiency wordt door documentmanagement ook de kwaliteit van informatie en processen verbeterd. Documenten en dossiers raken bijvoorbeeld niet meer zoek door een goed digitaal archiefbeheer. Daarnaast zijn documenten standaard onderworpen aan versiebeheer en audittrail. Hierdoor is snel en permanent inzichtelijk wie, wanneer een document of dossier heeft opgesteld, gewijzigd of verwijderd.

 

Met behulp van een Documentmanagementsysteem (DMS) worden documenten en dossiers beheerd, bewerkt en gearchiveerd. Bij de inrichting van een DMS is het van belang dat een goede document- en dossierstructuur wordt ingericht. Rubriceringen, classificaties en autorisaties op documenten wordt bepaald door de onderliggende document- en dossierstructuur.

Recordmanagement levert een positieve bijdrage aan wet- en regelgeving op gebied van bewaartermijnen.

Het aanbrengen van metadata (informatie in de vorm van eigenschappen die aan documenten en dossiers kunnen worden toegevoegd) is hierbij een bepalende activiteit. Daarnaast maakt recordmanagement het mogelijk om de bewaartermijnen van documenten en dossiers in te richten zodat organisaties ook voldoen aan relevante normeringen (bijv NEN 2082) en wetgeving zoals de archiefwet. Ook adequate beveiliging van files en documenten kan met een DMS gerealiseerd worden. Geclassificeerde en privacy gevoelige informatie mag immers niet op straat komen te liggen.

 

Nessos heeft als onafhankelijk adviesbureau jarenlange ervaring met het adviseren over en het inrichten van documentmanagement en –systemen. Nessos adviseert onder meer opdrachtgevers over het selecteren van een documentmanagementsysteem. Nessos heeft kennis van de markt en kent de producten en de leveranciers. Nessos kan daarnaast ook ondersteunen bij het implementeren van een DMS binnen uw organisatie. We zorgen voor een succesvolle implementatie samen met gebruikers, de betrokken leverancier van het DMS en de opdrachtgever.

Neem vrijblijvend contact op

[ninja_forms id=1]