Digitalisering van onderwijsprocessen

Binnen het onderwijs is digitaliseren momenteel een ‘hot topic’. En dat is logisch want juist in een informatie verwerkende instelling als het onderwijs zijn hiermee veel efficiency- en kwaliteitsvoordelen te behalen. Door het gebruik van moderne technologieën zoals smartboards, tablets, apps en social media wordt het onderwijs persoonlijker, efficiënter, transparanter en sluit het beter aan bij de belevingswereld van de jonge leerlingen en studenten.
In de facilitaire processen kunnen bijvoorbeeld facturen geautomatiseerd worden verwerkt en post wordt digitaal aangeleverd bij de collega’s.

Kwaliteitswinst wordt behaald doordat interne processen explicieter en transparanter worden.
De processen worden beter traceerbaar (wie is waar mee bezig) en aan digitale documenten of dossiers worden (automatisch) wetgevingseisen digitaal meegeven. Voorbeelden hiervan zijn de archiefwet en de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) die gelden voor het bekostigingsdossier.

Onderwijsinstellingen die al eerste stappen hebben gemaakt en leerlingen dossiers, personeelsdossiers of dossiers van facilitaire afdelingen digitaal hebben, lopen vaak aan tegen een te grote versnippering van dossiers. Het moeten werken met teveel verschillende systemen en onvoldoende borging van een passende werkwijze veroorzaakt dat medewerkers te lang moeten zoeken naar een bepaald document. Ook het samenwerken met externe partijen van buiten de schoolorganisatie geeft uitdagingen.

Visie en digitaliseren
Digitaal werken is uiteraard geen doel op zich, maar een middel om doelen te realiseren. Daarom is het van belang de investeringen in digitale dossiers en processen te baseren op een visie. Nessos helpt onderwijsinstellingen bij het ontwikkelingen van een visie op digitaal werken en bij het realiseren en implementeren van digitaal werken.

Verandering in manier van werken
Door het digitaliseren van dossiers en processen wordt het werk op een andere manier uitgevoerd. Dit kan impact op de organisatie hebben. Adviseurs van Nessos hebben ervaring in het begeleiden van de veranderingen met bijvoorbeeld tussentijdse demo’s, informatiesessies en het geven van trainingen voor medewerkers op de nieuwe manier van digitaal werken.

Over Nessos
Nessos heeft als onafhankelijk adviesbureau jarenlange ervaring in het digitaliseren van processen. Hierbij worden vaak ondersteunend documentmanagementsystemen geïmplementeerd. “We hebben kennis van de geïntegreerde aanpak van functionele, technische én organisatorische aspecten voor het optimaliseren van processen en file- en documentverwerking”. Daarnaast beschikt Nessos over kennis van de vele digitaliseringsproducten en hun leveranciers op de Nederlandse markt.