Digitaal procederen. In 2018 is het verplichte kost voor alle professionele procespartijen. Dit heeft grootse gevolgen voor het verloop van gerechtelijke procedures, maar ook voor juridische organisaties an sich. Is uw organisatie al klaar voor een verregaande digitale samenwerking met De Rechtspraak? Zijn uw documentstromen al op orde? Of liggen uw papieren nog steeds opgestapeld op bureaus en opgesloten in lades? Hoog tijd voor een gefundeerde overstap naar een digitaal kantoor.
Bij een digitale samenwerking met De Rechtspraak hoort een nieuwe digitale werkwijze binnen uw (juridische) organisatie. Want hoe wilt u dossiers aanvullen en processtukken uploaden in ‘Mijn Zaak’ – het nieuwe digitale portaal van De Rechtspraak – als deze nog in papiervorm liggen opgestapeld op uw bureau? Kortom, er is geen ontkomen meer aan; uw papieren processen moeten worden omgezet in digitale processen. Zonder digitaal werken bent u out of business.
Wat houdt een digitaal kantoor in?
We hebben het hier niet over het simpelweg aanschaffen van een scanner en software. Ja, deze benodigdheden helpen u om van de grote stapel papier af te komen. Maar zonder achterliggende visie zullen ze een digitale chaos teweegbrengen. Uw data zal ongekende proporties gaan aannemen. Wat is de beste manier om documenten te archiveren? Hoe zorgt u voor een gestructureerde digitale omgeving waarin al uw documenten binnen uw organisatie verwerkt kunnen worden? Hoe ontstaat er een systeem waarin u data snel kunt terugvinden? En hoe kunt u optimaal gebruikmaken van de mogelijkheden die nieuwe technologieën te bieden hebben?
Het ideale moment voor verbetering
Als jurist, advocaat of deurwaarder moet u aan de slag met het digitaal aanleveren en ontvangen van stukken. Dat biedt een mooie gelegenheid om tegelijkertijd de efficiency en kwaliteit van uw eigen organisatie naar een hoger plan tillen. Sterker nog, een beter moment dan nu is er eigenlijk niet. Door vooraf eens stil te staan bij deze verbeterslag, informatie in te winnen over de mogelijkheden en een plan te ontwikkelen, legt u een goed fundament voor de digitalisering van uw eigen kantoor.
De voordelen
Zodra werkprocessen digitaal worden uitgevoerd, creëert u documentstromen die op een logische en intelligente manier zijn georganiseerd.
2018 lijkt ver weg, maar vergis u niet: aanpassingen aan de eigen processen vergen tijd en aandacht. Begin op tijd met oriënteren!
Talrijke voordelen komen dan binnen handbereik, zoals:
- U krijgt inzicht in uw processen (Wie is wat aan het doen? Wat loopt op schema? Wat dreigt achter te raken op de planning?) en het wordt mogelijk om deze te sturen.
- U kunt documenten direct terugvinden en bent geen tijd meer kwijt met het doorspitten van stapels papier of de shared folders van Windows (tijdbesparing en kostenbesparing).
- U kunt de inhoud van informatie en dossiers heel gemakkelijk doorzoeken, waarbij de zoekresultaten worden toegesneden op locatie, tijdstip en de rol van de (juridische) medewerker.
- U heeft minder fysieke opslagruimte nodig (ruimtebesparing).
- Informatie is altijd en overal toegankelijk. Hierdoor kunnen u en uw collega’s locatie- en tijdsonafhankelijk (en dus efficiënter) gaan werken.
- De kwaliteit van uw processen gaat omhoog, documenten en dossiers raken niet verloren en u werkt in een beveiligde omgeving.
Start op tijd
2018 lijkt misschien ver weg, maar vergis u niet: aanpassingen aan de eigen processen vergen tijd en aandacht. Het gaat hierbij niet om de techniek, maar om de mensen die ermee gaan werken. Begin daarom op tijd met oriënteren, zodat u en uw collega’s kunnen wennen aan de nieuwe manier van werken en klaar zijn voor de digitale rechtspraak. Hoe sneller u begint, hoe eerder u de vruchten kunt plukken van optimaal ingerichte bedrijfsprocessen. Digitalisering loont!
Over Nessos
Nessos is een onafhankelijke organisatie die adviseert en ondersteunt bij het digitaliseren van bedrijfsprocessen.