Een van de opdrachtgevers van Nessos stond voor de opgave om in korte tijd een nieuwe documentgeneratie tool operationeel te maken. We ondersteunden dit traject met toepassing van de Scrum-methodiek. De betrokken medewerkers van de ICT-afdeling van de instelling waren jarenlang gewend om aan systeemontwikkeling te doen op basis van de zogenaamde ‘watervalmethode’. Scrum betekende voor deze medewerkers een grote verandering. Extra uitdaging was dat de gebruikersorganisaties om een aantal redenen voor hun eigen veranderingsprocessen nog niet met Scrum werkten.
De beoogde doelen:
- Documentgeneratie tool operationeel maken
- Medewerkers bekend maken met de nieuwe documentgeneratie tools
- Scrum invoeren in de veranderingsprocessen
- Medewerkers bekend maken met de scrum-methode
Binnen de afdeling verantwoordelijk voor Document Services zijn een aantal scrumteams geformeerd voor documentopmaak en documentgeneratie. Een scrumteam bestaat uit 7 tot 9 leden met daaronder de rollen van ‘ontwikkelaar (developer)’ en ‘beheerder (operator)’. Vanwege deze opzet worden deze scrumteams ook wel DevOps-teams genoemd. De bedoeling is dat men binnen een team alle handelingen met betrekking tot ontwikkeling, test, acceptatie en productie voor een klantcommunicatie-product zoals een brief of bericht kan uitvoeren. Dit had als resultaat dat de teams binnen één sprint van ongeveer drie weken een werkend product konden laten zien.
De Scrum-methode voor documentgeneratie heeft als groot voordeel dat de businesspartners gezamenlijk binnen een aantal weken een wijziging op bestaande documenten of geheel nieuwe documenten in productie kunnen hebben. Zelfs in een situatie waarin bijvoorbeeld een applicatie of platform wordt vervangen door een ICT-afdeling, kan de business via Scrum snel en adequaat grip krijgen op functionele wijzigingen en de implicaties daarvan. Scrum kan er dus voor zorgen dat de business weer in de driving seat komt zelfs wanneer men moet aansluiten op de planning van een (ander) ICT-project.
Binnen de sprints wordt de prioriteit bepaald door de Product Owner. Nessos nam de rol waar van vertegenwoordiger van de business binnen de scrumteams. Een succesvolle prioritering en tevredenheid bij gebruikers was het gevolg. Op deze manier heeft Nessos succesvol de inrichting van een document generatie omgeving gerealiseerd op basis van Scrum.