Binnen een grote Nederlandse financiële instelling werd tot doel gesteld om een centrale, uniforme omgeving te ontwikkelen voor het genereren van alle uitgaande documenten. Omdat de instelling miljoenen klanten heeft, worden er per jaar tientallen miljoenen berichten uitgewisseld met klanten. Dit betreft in steeds mindere mate fysieke documenten. Documenten zoals e-mail, social media en een digitaal klantenportaal maken tegenwoordig deel uit van deze multimediale berichtenstroom.
De beoogde doelen:
- Centrale, uniforme dataomgeving
- Centrale en uniforme documentgeneratie
- Minder uitval van systemen en verlies van gegevens
- Meer en betere informatie-uitwisseling binnen de multimediale berichtenstroom
- Meer flexibiliteit en toekomstvastheid van de informatievoorziening
Historisch was het zo gegroeid dat elke business unit voor de opmaak en verwerking van haar uitgaande documenten een eigen documentgeneratietool koos en in gebruik nam. Dit resulteerde binnen de instelling in een lappendeken aan verschillende documentgeneratietools en zogenaamde silo-vorming van de informatie. De informatie tussen business units was niet uitwisselbaar, laat staan herbruikbaar. Bovendien was men genoodzaakt om bij alle units een aparte beheerorganisatie voor de eigen documentgeneratietool in het leven te houden. Vanuit het niveau van de instelling gezien een kostbare en inefficiënte situatie. Maar veel belangrijker was nog dat er een barrière was ontstaan om op een eenduidige en effectieve wijze te communiceren naar de klant.
Nessos werd gevraagd ondersteuning te leveren bij het opzetten van de gecentraliseerde processen, document-outputprocessen en bij de inrichting en toepassing xPression en Documentum. Vanuit ons specialisme op het gebied van Enterprise Content Management en Documentmanagement konden we de medewerkers voor het klantproces binnen de instelling helpen met het maken van de juiste keuzes. De aanpak die we hierbij toepasten is gebaseerd op de ontwikkelmethode Scrum.
De nieuwe centrale omgeving is in productie genomen en operationeel gemaakt en de eerste aansprekende resultaten zijn gehaald. Enkele van de oude omgevingen zijn inmiddels gemigreerd naar xPression. De eerste besparingen zijn ingeboekt.