Het ECM model
Nessos hanteert het onderstaande model als toelichting op het ECM gebied. Het model toont de levenscyclus van informatie en de belangrijkste aandachtsgebieden van ECM:
Creatie: Informatie (content) ontstaat altijd met de creatie. De belangrijkste creatie methoden zijn geautomatiseerde (uit applicaties) en handmatige creatie (bv printers, scanners, fysiek).
Publicatie: Alle informatie dient op de een of andere wijze gepubliceerd te worden om van enig nut te zijn. Dit kan in een webomgeving gebeuren maar ook bijvoorbeeld in een archiefkast.
ECM deelgebieden: De ring toont de verschillende deelgebieden binnen ECM waarin de ongestructureerde informatie in één of andere vorm zich in bevindt. In een robuuste ECM omgeving zijn de verschillende gebieden aan elkaar gekoppeld zodat de informatie door alle omgevingen kan vloeien.
- DM: Document management omgeving (waaronder email-management omgeving)
- COLLAB: Collaboration systeem waarin gebruikers informatie eenvoudig met elkaar kunnen delen
- WCM: Web Content omgeving om informatie via een inter, intra, of extranet te ontsluiten en te beheren.
- RM: Recordsmanagement omgeving waarin informatie opgeslagen wordt die meestal langere periode (aantal jaren) bewaard dient te worden en waar de rechten en plichten van een organisatie uit blijken (zgn. records).
- WF/BPM: Met Workflow en Business Proces Management kan de weg die ongestructureerde informatie binnen bedrijfprocessen volgt beheerd en gestuurd worden. Dit resulteert in meer inzicht en effectievere processen.
Archivering: Een subset van de informatie in de ECM omgeving zal gearchiveerd moeten worden op een dusdanige wijze dat deze informatie snel vindbaar is en voldoet aan de wet- en regelgeving.
Beheer: Het beheer van de content in de verschillende deelomgevingen van het model is een vakgebied op zich. Hiervoor bestaan kwaliteitssystemen die rekening houden met governance, proces, organisatie en architectuur. Het succes van een ECM implementatie valt en staat op de langere termijn met de invulling van het beheer.
Opslag: Bij de opslag van digitale informatie krijgt men met onverwachte uitdagingen te maken zoals de borging om de informatie over langere tijd in te kunnen lezen. Niet enkel applicaties wijzigigen maar ook de gebruikte opslag media waardoor dit gebied speciale aandacht nodig heeft bij bepaalde organisaties. Welke organisatie kan nog belangrijke informatie op floppy's uitlezen....?
