ECM volgens AIIM
According to AIIM, "Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods, and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists."
De kracht van ECM
De kracht van ECM ligt in de organisatiebrede inzet van componenten die processen ondersteunen, zodat ongestructureerde informatie optimaal gecreëerd en beheerd wordt. Wij komen graag een keer vrijblijvend met u van gedachten wisselen over voordelen van ECM voor uw organisatie. Neem daarvoor gerust contact met ons op.
Voordelen
Enkele voordelen die u kunt behalen door met ECM methoden en oplossingen het informatiebeheer in uw organisatie te verbeteren zijn:
- Optimalisatie van uw bedrijfsprocessen
- Hogere kwaliteit van de dienstverlening
- Sneller toegang tot de gewenste informatie
- Altijd kunnen beschikken over de juiste informatie
- Voldoen aan wetten, voorschriften en regelgeving
Andere overwegingen
- Eenvoudige administratieve procedures
- Minder overdrachtsmomenten
- Compleetheid, traceerbaarheid en consistentie
- Documenten raken niet meer zoek, mogelijkheid tot het traceren van gebruikershandelingen per dossier
- Beveiligde en digitaal duurzame vastlegging van dossiers (archivering)
- Lage beheerskosten
- Standaardisatie van dossierinrichting
- Ketenintegratie
- Straight Through Processing
- Korte terugverdientijd
- Minder kantoor en archiefruimte benodigd
- Minder fysiek transport
'Enterprise Content Management (ECM) gaat niet alleen over het beheer van informatie en over de systemen waarin de informatie bewaard wordt. Het gaat met name over de relaties tussen mensen, processen en de verschillende vormen van content in een organisatie. Er wordt gekeken naar de wijze waarop informatie uitgewisseld wordt, welke procesafhankelijkheden bestaan en welke systemen daarbij ingezet worden. Ook de verschillende soorten content en het beheer van de levenscyclus vanaf creatie tot aan vernietiging behoren tot het werkterrein van ECM’.
André Spruitenburg, Managing Consultant Nessos